Procesy w organizacji

madrid-818658__340Proces w organizacji jest ciągiem czynności zaprojektowanych tak, aby w ich wyniku powstawał produkt lub usługa. Niektóre procesy (jak np. przygotowanie oprogramowania) mogą być realizowane w ramach jednego działu.  Większość procesów (np. zamówienia) to procesy międzywydziałowe, które przebiegają między komórkami organizacyjnymi.  Efektem niektórych procesów jest produkt lub usługa oferowana na rynku zewnętrznemu klientowi. Są to tak zwane procesy podstawowe (główne). Produkty innych procesów są często nie widoczne dla zewnętrznych klientów, ale zwykle maja duży wpływ na efektywność zarządzania organizacją. Są to tak zwane procesy wspomagające. Trzecia kategorią procesów są procesy zarzadzania, do których zaliczają się działania zapewniające sprawne funkcjonowanie organizacji.  Proces może być rozumiany jako łańcuch wartości. Poprzez swój wkład w tworzenie lub dostarczanie produktu czy też usługi, każda kolejna czynność w procesie powinna dodawać wartość do efektu wcześniejszej czynności. Na przykład, jedną z czynności w przygotowaniu produktu może być testowanie prototypu na rynku. Czynność ta dodaje wartości, gdyż zapewnia nas o tym, że produkt jest dobrze przyjmowany na rynku, zanim zakończymy całą fazę projektowania.  Procesy zużywają również zasoby. Powinny więc być analizowane nie tylko z punktu widzenia wartości, którą tworzą, ale także ze względu na wymagane do tworzenia tej wartości: kapitał, pracowników, czas, wyposażenie i materiały.

Procesy zarządzania jakością

bovespa-1110816__340Zarządzanie jakością jest wtedy, gdy kierownictwo w swoim zarządzaniu uwzględnia perspektywę finansów przedsiębiorstwa (oczekiwania zarządzających), oczekiwania klientów, procesów realizowanych w firmie, zastosowanych zasobów (ludzkich i materialnych) oraz infrastrukturę i jakość zastosowanych rozwiązań informatycznych. Wokół tych pięciu elementów buduje się system zarządzania jakością.  Korzyści, jakie wynikają z zarządzania jakością można podzielić na trzy obszary:  1. Korzyści dla kierownictwa:  – wsparcie dla planowania wydatków (możliwość przewidzenia), zmian organizacyjnych, restrukturyzacyjnych,  – łatwość we wdrożeniu i potwierdzeniu określonego standardu świadczonych usług,   – wzrost wiarygodności firmy dla inwestora, Klienta,  – usprawnienie obiegu informacji w firmie,  – ustanowienie jednolitych zasad funkcjonowania wewnątrz firmy.  2. Korzyści dla otoczenia:  – rzetelne udowodnienie ponoszonych wydatków, wzrost wiarygodności dla społeczności lokalnej i właściciela,  – możliwość współpracy i wymiany doświadczeń z zakresu sprawnego zarządzania z podobnymi jednostkami (benchmarking),  – wzmocnienie budowania wizerunku firmy profesjonalnej i przyjaznej dla klienta,  – podniesienie atrakcyjności dla potencjalnych inwestorów.  3. Korzyści dla pracownika:  – określony standard postępowania,  – jednoznacznie przydzielone odpowiedzialności i uprawnienia,  – uświadomienie pracownikom ich miejsca w całej pracy organizacji,  – klarowne określenie niezbędnych zasobów do wykonania pracy oraz jasne zdefiniowanie oczekiwanych efektów.

Procesy i podprocesy

shard-1198116__340Wyższy poziom szczegółowości procesu to podprocesy. Na przykład, proces produkcji może się składać z następujących podprocesów: planowania, pobrania narzędzi, obróbki, montażu oraz testowania.  Organizacja jest na tyle efektywna, na ile efektywne są jej procesy. Cele organizacji mogą być osiągnięte tylko dzięki logicznie wykonywanym procesom organizacyjnym. Na przykład, jednym z celów producenta samochodów może być skrócenie czasu dostawy samochodu z dodatkowymi opcjami zamówionymi przez klienta. Producent nie może mieć nadziei na realizacje tego celu, jeśli proces składania zamówień nie jest efektywny lub proces dostawy jest zbyt złożony.  Kiedy analizuje się sytuacje przechodząc z góry w dół organizacji, okazuje się, że efektywność procesów jest jedną z najważniejszych zmiennych wpływających na osiągnięcie celów organizacji. Można również spojrzeć na procesu z dołu do góry. Na poziomie stanowiska pracy mogą być podejmowane różne działania mające na celu poprawę wyników. Na przykład, możemy dokonać poprawy w ramach rekrutacji lub premiowania. Możemy opracować bardziej szczegółowe, bardziej aktualne opisy stanowisk, bardziej efektywne narzędzia oraz bardziej atrakcyjne nagrody. Możemy przekazać uprawnienia decyzyjne na niższe szczeble w strukturze organizacyjnej. Możemy również skłonić pracowników do rozwiązania pojawiających się problemów przez zespoły pracownicze.  Jednak, nawet najbardziej utalentowani i zmotywowani pracownicy mogą poprawić efektywność organizacji tylko w takim stopniu, w jakim pozwalają na to procesy w organizacji.